Le constat de réunion : sécuriser la preuve et le déroulement des échanges collectifs

La vie d’une entreprise, d’une copropriété ou d’une association s’articule autour de réunions où se prennent des décisions importantes. Or, il n’est pas rare que l’exactitude du compte rendu de réunion pose question ou fasse, plus tard, l’objet d’un litige. C’est dans ce contexte que le recours à un constat de réunion établi par un commissaire de justice prend tout son sens. Ce dispositif procure une valeur probante indiscutable au procès-verbal de réunion et assure à chaque participant que la teneur des échanges restera fidèle à la réalité constatée.

Par Maître Bruno Almouzni, publié le 8 octobre 2025, mis à jour le 27 novembre 2025

En quoi consiste un constat de réunion ?

Un constat de réunion est un acte dressé par un commissaire de justice qui atteste officiellement du déroulement d’une rencontre, des débats menés, des décisions prises, mais aussi d’incidents éventuels. Il vise à garantir l’exactitude des faits rapportés dans le procès-verbal de réunion et confère à ce dernier la qualité de preuve légale incontestable selon l’article 1369 du Code civil.

Qu’il s’agisse d’une assemblée générale de copropriété à Versailles, d’un comité social et économique dans une entreprise de Rambouillet ou d’une association en Essonne souhaitant entériner un état des lieux complexe, le constat d’huissier offre une force probante supérieure à celle du simple compte rendu signé par les présents. 

Pourquoi réaliser un constat de réunion ?

En cas de contestation sur le contenu d’un projet de procès-verbal, disposer d’un constat amiable établi par un tiers neutre peut désamorcer de nombreuses situations conflictuelles. Le commissaire de justice vérifie l’identité des participants, décrit objectivement les propos tenus et la chronologie, s'assurant ainsi du respect des règles encadrant la validité des délibérations.

Il arrive fréquemment que la réalisation d'un projet immobilier ou de travaux donne lieu à des discussions sur le respect des limites de propriété. Dans ce cadre, procéder à un constat d’empiètement pour sécuriser les limites de propriété permet d’éviter toute ambiguïté et d’anticiper d’éventuels litiges lors des réunions décisives. Cet outil devient essentiel lors de réunions sensibles où des questions de majorité qualifiée se posent (par exemple pour le vote de travaux importants en copropriété à Boulogne-Billancourt ou lors de disputes sur les mandats syndicaux à Montigny-le-Bretonneux). De plus, lorsqu’une réunion donne lieu à des isoloirs, scrutins ou votes électroniques, la présence du commissaire de justice permet d’attester de la régularité des opérations, offrant ainsi une sécurité juridique renforcée aux décideurs concernés.

• Sécurisation du résultat des votes et délibérations
• Preuve objective et opposable devant un tribunal en cas de litige
• Apaisement des tensions entre parties prenantes grâce à la neutralité du commissaire de justice
• Mise en conformité avec les prescriptions légales concernant l’état des lieux ou les procédures décisionnelles

Comment se déroule un constat de réunion effectué par un commissaire de justice ?

Après réception de la demande de constat, le commissaire de justice prépare la mission avec soin, ajustant sa présence aux spécificités de l’ordre du jour ou aux préoccupations exprimées par les organisateurs. L’intervention s’effectue généralement dès l’ouverture de la session.

Sur place, le professionnel prend note de la liste des présents, précise l’horaire et les modalités de convocation, puis relate fidèlement les échanges, incidents ou suspensions de séance. Après la clôture de la réunion, il rédige le procès-verbal officiel, souvent appelé procès-verbal d’huissier, remis ensuite aux parties pour servir de preuve légale si besoin.

Les étapes clefs du constat de réunion

Pour mieux comprendre la méthodologie appliquée, voici les principales phases d’un constat de réunion :

• Réception et analyse de la demande de constat
• Préparation des documents nécessaires : ordre du jour, listes des convocations
• Présence sur site ou connexion à la visioconférence
• Constatation rigoureuse des faits : identification des participants, tenue et ambiance de la réunion, déroulé précis
• Rédaction et signature du procès-verbal de réunion

Cette démarche garantit l’intégralité des droits de chaque partie et limite fortement la survenance de contestations ultérieures.

Exemples pratiques d’application du constat de réunion

Lors d’une assemblée générale de copropriétaires à Antony (92), plusieurs membres contestaient la majorité requise pour valider une importante rénovation de toiture. La présence d’un commissaire de justice a permis, grâce au procès-verbal établi, de trancher la validité du vote devant le juge de proximité.

À Montigny-le-Bretonneux (78), une société avait adressé une notification contestée à ses salariés pendant une réunion exceptionnelle. En sollicitant un constat d’huissier, la direction a démontré la conformité de sa procédure auprès du conseil des prud’hommes en produisant toutes les observations factuelles consignées durant l’échange.

Dans le 14^e arrondissement de Paris, un groupe associatif a sollicité un constat de réunion afin de prouver la régularité d’un vote électronique sur un projet de fusion. Grâce au procès-verbal de réunion rédigé par le commissaire de justice, la contestation d’un membre dissident a pu être écartée rapidement devant le tribunal judiciaire.

Vous pouvez solliciter LSL Commissaires de Justice à Rambouillet pour votre constat de réunion

Situé au 92 Rue d'Angiviller à Rambouillet, LSL Commissaires de Justice intervient sur toute l’Ile-de-France pour répondre à vos demandes de constats, en présentiel comme à distance via des solutions innovantes. Les commissaires de justice Henri-Antoine LE HONSEC, Rémi SIMHON et Bruno ALMOUZNI mettent leur expérience à votre service pour garantir la fiabilité de vos procès-verbaux de réunion et faciliter le règlement de situations complexes, qu’il s’agisse d’un état des lieux, d’une enquête interne ou de litiges entre partenaires.

Doté d’une solide expertise des exigences procédurales, le cabinet assure également la gestion des significations d’actes judiciaires et extrajudiciaires, du recouvrement de créances, ainsi que le conseil juridique adapté à chaque typologie de structure, qu’elle soit privée ou publique.

Coordonnées et horaires de contact

LSL Commissaires de Justice vous accueille du lundi au vendredi, sur rendez-vous, pour examiner vos besoins spécifiques. L’étude répond à vos appels au 01 61 08 61 00 et organise la prise en charge rapide de votre dossier, quelle que soit la complexité de la réunion à constater.

Voici un tableau récapitulatif des horaires d’accueil :

Jour	Matin	Après-midi
Lundi au vendredi	09h00 - 12h00	14h00 - 17h00

Expertise et accompagnement personnalisé

Chaque demande de constat fait l’objet d’une étude approfondie afin de proposer une solution sur-mesure, qu’il s’agisse d’une réunion en présentiel à Paris 14^e ou d’un constat en ligne pour une entreprise de Palaiseau (91). L’équipe maîtrise parfaitement les rouages des obligations légales régissant la tenue des réunions collectives dans tous les secteurs.

À titre d’exemple, lors d’une vente aux enchères organisée à Rambouillet, la rédaction d’un procès-verbal indépendant certifié par un commissaire de justice a permis d’éviter de longs recours en justice après des contestations. Forts d’une évaluation 4,2/5 basée sur plus de vingt avis, les professionnels du cabinet LSL savent allier rigueur et pédagogie pour rassurer chacun de leurs clients.

Réponses aux principales interrogations sur le constat de réunion